We krijgen vaker de vraag wat de verschillen zijn tussen email alias, een gedeelde mailbox en een distributiegroep. Reden te meer er een uitleg over te schrijven. De namen van personen en bedrijven in dit artikel zijn verzonnen.
email alias
Een email alias is een email adres wat binnenkomt op een mailbox, maar niet gebruikt wordt als antwoordadres. Met andere woorden. Als Jan Janssen van bedrijf hoppa bv een mailadres heeft, dan is het waarschijnlijk iets als:
Dat is het hoofdadres, of zoals Office 365 dat zegt het antwoordadres. Maar als Jan nu wil dat jan@hoppabv.nl ook binnenkomt op zijn account, maar hij wil uit mailen met j.janssen@hoppabv.nl, dan gebruik je hiervoor een email alias.
gedeelde mailbox
Jan Janssen werkt samen met Hendrik Klaassen. Zij willen graag dat de mail info@hoppabv.nl door beiden in te lezen en te behandelen is. Ook als 1 van de 2 medewerkers vrij is. Daarom maken we van info@hoppabv.nl een gedeelde mailbox. We geven dan Jan en Hendrik rechten op deze mailbox. De mail komt in deze info@hoppabv.nl mailbox ook binnen. Het mooie van een gedeelde mailbox is, dat deze geen licentie nodig heeft binnen Office 365.
distributiegroep
Een distributiegroep is een groep waar accounts in terecht komen. Deze accounts krijgen allemaal een kopie van de mail. Dus als de distributiegroep bijvoorbeeld sales@hoppabv.nl zou hebben als adres en Jan en Hendrik zijn onderdeel van deze groep, dan komt de mail die gestuurd wordt naar sales@hoppabv.nl binnen op de mailboxen van Jan en Hendrik. Het nadeel hiervan is dat je niet weet of Jan of Hendrik het mailtje behandeld heeft, dus het is meer een oplossing om te zorgen dat je snel veel mensen kun informeren.